Les bases de connaissances partagées

Qu’est-ce qu’une base de connaissances partagées?

Une base de connaissances partagées permet de communiquer entre plusieurs chatbots. Il s’agit d’un ensemble de questions qu’un client A, appelé “Propriétaire”, décide de partager à un autre client B, appelé “Lecteur”. Le lecteur pourra utiliser les questions partagées mais il ne pourra pas les modifier. Lorsque le propriétaire mettra à jour ses questions, elles seront également mises à jour dans la base de connaissances partagée du côté du lecteur.

Créer une base de connaissances partagée

Si vous souhaitez créer une base partagée, rendez-vous dans l’onglet “Catégories” du menu de gauche.
Créer une nouvelle catégorie en précédant le titre que vous souhaitez lui donner, par exemple “BP - X“ (pour Base Partagée).
Ajouter toutes les questions que vous souhaitez partager à un ou plusieurs autres chatbots.
Une fois cette tâche accomplie, envoyer un mail à contact@lespetitsbots.com. Pour cela, copier-coller le texte ci-dessous en complétant les champs indiqués :

" Objet : Création d’une base partagée
Bonjour,
Nous souhaiterions créer une nouvelle base partagée à partir de la catégorie “Insérer nom que vous avez donné à la catégorie”.
Nous souhaiterions que cette base soit partagée aux chatbots suivants :
- {Nom du chatbot}
- …
Merci d’avance ".

Nous vous enverrons ensuite un mail de confirmation de création de cette base partagée.

📌 À noter qu’il n’est pas possible d’ajouter une question dans plusieurs bases partagées. Il est possible d’ajouter des questions avec arborescence. Les autres catégories que vous aurez attribuées à ces questions ne seront pas partagées aux autres chatbots.

Gérer les questions d’une base partagée

Une fois celle-ci créée, vous apercevrez dans votre liste de questions que les questions incluses dans la base partagée auront la mention “{}” à droite du titre.

Il est possible de filtrer votre tableau de questions en affichant seulement celles qui ne sont pas incluses dans une base partagée ou les questions d’une ou plusieurs base(s). Pour cela, cliquer sur le champ en haut du tableau “Filtrer par base partagée” et de sélectionner comment vous souhaitez afficher le tableau.

Ajouter une question dans une base partagée

Pour ajouter une question dans une base partagée, il suffit d’attacher à cette question la catégorie que vous avez créée pour votre base partagée. Pour cela, 2 façons :

Rendez-vous sur le formulaire d’édition de la question que vous souhaitez ajouter, dans le champ “Catégorie(s)”, ajouter la catégorie qui a le nom de votre base partagée
Rendez-vous dans la catégorie et ajouter une question

Entraîner les questions dans une base partagée

> En tant que lecteur :

- Lorsque je considère qu’une question non comprise relève d’une base partagée auquel j’ai accès, je peux traiter cette question en cliquant sur le bouton d’actions, en survolant Attribuer à une base partagée et en sélectionnant la base partagée souhaitée.
- Les réponses signalées aux questions partagées ne me sont pas accessibles car elles sont automatiquement transmises au propriétaire de la base.
- Je peux attribuer à une base partagée plusieurs questions non comprises en même temps.
- Lorsque je sélectionne la base partagée auquel attribuer la ou les question(s) non comprise(s), cette fenêtre apparaît.
- Lorsque j’assigne une question non comprise comme phrase d’entraînement à une question existante, aucune question partagée n’apparaît dans la liste des questions.
- Lorsque j’assigne un question signalée comme phrase d’entraînement à une question existante, aucune question partagée n’apparaît dans la liste des questions.

📌 À noter. Si jamais je ne suis lecteur d’aucune base partagée, l’item dans la liste “Attribuer à une base partagée” ne s’affiche pas.
De plus, le bouton “Attribuer à une base partagée” dans les actions groupées ne s’affiche pas.

> En tant que propriétaire

- Je peux distinguer les questions non comprises provenant de mon chatbot des questions non comprises provenant des autres chatbots à qui j’ai partagé une base partagée. Pour ce faire, les questions non comprises qui m’ont été attribuées par des lecteurs apparaissent avec un badge au nom du lecteur.
- Je peux filtrer les questions non comprises en fonction du chatbot de provenance.
- Je peux distinguer les réponses signalées en fonction du chatbot dont elles proviennent. Pour ce faire, les réponses signalées provenant d’un chatbot-lecteur apparaît avec un badge au nom de celui-ci.
- Je peux filtrer les réponses signalées en fonction du chatbot de provenance
- Je peux assigner comme question d’entraînement, ignorer ou créer une nouvelle question à partir d’une question non comprise qualifiée comme partagée.

Supprimer une question dans une base partagée

Pour supprimer une question de la base partagée, deux options s'offrent à vous :

vous êtres propriétaire et auquel cas vous pouvez la supprimer de manière classique. La question disparaitra également chez vos lecteurs.
vous êtes propriétaire et vous pouvez retirer la catégorie liée à la base partagée. Elle ne sera plus partagée mais sera toujours présente dans votre base de connaissances.

Supprimer une base partagée

De la même manière que pour créer une base de connaissances partagées, il vous faudra contacter le support Les petits bots à l'adresse mail suivante : contact@lespetitsbots.com. La base partagée ne sera plus partagée à vos lecteurs mais sera toujours présente dans votre base de connaissances.

Supprimer une base partagée aura pour conséquence de supprimer l’accès à ses questions aux autres chatbots.

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Mis à jour le : 13/03/2023